ЭЛЕКТРОННАЯ ПЕРЕПИСКА: ПИШЕМ БЕЗ «HOPEFULLY», «JUST», «KIND OF».

Этикет электронной переписки очень часто касается вербального оформления сообщения. Неправильно выбранное слово, и адресат сообщения станет воспринимать ваши письма, как причину его раздражения. Вы поставили восклицательный знак в конце предложения, вряд ли подумав о том, что вместо приподнятого тона сообщения, эффект будет противоположный. А если ваше письмо отправлено в конце рабочего дня есть риск того, что оно окажется в корзине.

И прежде чем вы задумаетесь, ставить вам в конце письма эмотикон или нет, перечитайте ваше сообщение еще раз и проверьте его на предмет словаря.

Неправильно подобранные слова могут привести к тому, что тон письма будет свидетельствовать, например, о вашей неуверенности.

Как этого избежать?

Нужно удалить из электронного сообщения несколько слов, которые заставляют адресата воспринимать вас, как человека сомневающегося, неуверенного в себе.

Многие преподаватели, в также люди, ведущие обширную переписку, скажут вам, что «just» свидетельствует о том, что вы сомневаетесь в достоверности той информации, которую вы хотите довести до адресата. Посмотрите свои старые электронные сообщения и убедитесь сами.

Например, предложения типа «Just checking in» или «Just wanted to ask a question» снижают эффект предложения-просьбы.

Не забывайте, что вы занимаете определенную должность в компании, у вас ответственная работа, поэтому вместо «I am just checking in» (Я пишу, чтобы сообщить, что все в порядке.) следует писать «I am writing to inform you that everything is settled».

Еще одно слово, которое отрицательно сказывается на общем тоне письма. Когда вы пишите «hopefully» («в надежде, что», «Надеюсь, что»), вы даете адресату понять, что вы не уверены в том, что пишите, что не контролируете ситуацию. В худшем случае, может создаться мнение, что вы ненадежный сотрудник – «I‘ll hopefully get it done by the deadline.» (Возможно, я это сделаю к дате конечного срока.) Еще один пример – «Hopefully, things will work out.» (Надеюсь, что все образуется/ наладится.)

Таким образом, в деловой переписке с коллегами или с руководством не употребляйте слово «hopefully».

«Kind of (sort of)» всегда свидетельствует о пространных размышлениях или двусмысленности излагаемых фактов в ваших электронных сообщениях. У читателя может создаться впечатление, что вы недостаточно внимательны к своим должностным обязанностям или некомпетентны в обсуждаемых вопросах. Возможно, вы даже не в курсе происходящего в вашей компании.

Скорее всего, на первых порах вам будет трудно соблюдать все правила электронной переписки, но исключение из писем «неудачных» слов сделает ваши письма исчерпывающими и конкретными по содержанию, их тон станет более уверенным. Но ведь именно к этому вы стремитесь?