ME? ACTUALLY? SORRY? СЛОВА, О КОТОРЫХ НУЖНО ЗАБЫТЬ.

Хочу похвастаться – некоторое время назад одна моя англоязычная коллега написала, что мои электронные письма свидетельствуют о высоком уровне стиля деловой переписки.

Как я этого добилась? Просто запомнила определенный набор правил и стала строго следовать им при написании электронных писем. Но начала я с самых простых вещей: из своих электронных сообщений я убрала три слова – SORRY, ACTUALLY, ME.

Итак,

Как-то мне попалась небольшая статья Кэролин Коппраш на эту тему. Вот, что она пишет: «Неважно, насколько актуальна или интересна информация, которую вы сообщаете, но, если она следует за словом «actually», это производит впечатление, что вы допустили смысловую ошибку и теперь ее исправляете. Или же вы поправляете чью-то неточность.»

Вот простой пример из переписки с редактором одного электронного издания:

Редактор: That wording appeared somewhat misleading, so I changed it. — Мне показалось, что вербальное оформление вводит в заблуждение, поэтому я его изменил.

Я: Actually, I pulled the sentence from the school website! — В действительности, я взяла это предложение со школьного сайта!

Создается впечатление, что я поправляю редактора, упрекая его в некорректном заявлении.

Каким образом следовало бы ответить на замечание редактора?

Thank you for your feedback. I used that sentence because I found it on our website. — Благодарю вас за комментарий. Я использовала это предложение, потому что нашла его на нашем сайте.

Во втором примере сообщается та же информация, но тон текста более дружелюбный и уважительный.

Я пытаюсь свести до минимума использование слова «sorry» в следующих ситуациях:

а) когда я допускаю небольшую ошибку;

б) когда я высказываю свое мнение;

в) когда кто-то отмечает то, что я пропустила или опустила.

Во всех этих ситуациях я стараюсь говорить и писать I APOPLOGIZE. Почему я это делаю? Потому что «sorry» употребляется настолько часто, что воспринимается как чисто формальное слово, лишенное искренности. «I apologize» произносится гораздо реже, поэтому не утратило смысловой нагрузки. Поэтому адресат сообщения не будет сомневаться в том, насколько вы искренни.

Например, на одном из собраний я забыла фрагмент своего выступления. Когда коллега спросила меня, что произошло, я ответила:

«I apologize – it totally slipped my mind.» — Извините, совсем выскочило из головы.

Такое предложение позволяет слушающему понять, насколько близко к сердцу я принимаю собственную неудачу.

Наконец,

Отказываясь от употребления «me», мы не просто избегаем употребления самого слова, мы меняем стиль сообщения. «Me» вносит оттенок внутренней сфокусированности, в то время, как нам нужно подчеркнуть, что мы заинтересованы в том, чтобы чему-то способствовать, помочь людям (например, коллегам), с которыми мы контактируем, и сообщить им об этом.

Сравните два электронных письма:

Hi Ted,

When you have a moment, could you please send me the info on next Tuesday’s campaign launch? I want to double-check a couple of details before it goes live.

Thanks,

Tina

И второй вариант:

Hi Ted,

When you have a moment, could you please send over next Tuesday’s campaign info? Double-checking a couple of details before it goes live to make sure the client is happy!

Thanks,

Tina

Редактируя первый текст, Тина (автор письма) убрала из него не только местоимение «me», но и местоимение «I», чтобы подчеркнуть значимость того, что она делает, для компании, для достижения общей цели.

Мы познакомили вас с одним из правил электронной переписки. Надеемся, совет оказался полезным, и вы обязательно им воспользуетесь.