Пишем письмо на английском: советы эксперта.

Время от времени нам всем приходится писать официальные письма на русском языке. Чтобы написать, например, жалобу на работу компании или сопровождающее письмо при отправлении резюме в фирму, в которой вы бы хотели работать, вам приходится продумать стиль, словарь, соответствующие грамматические конструкции и клише. При написании подобных писем на английском языке времени потребуется больше. Поэтому мы решили дать вам несколько полезных советов. И начнем мы с подготовки к написанию письма.

Процесс написания письма начинается с четкого представления цели (письмо-жалоба, письмо-предложение, письмо-запрос и т.д.). Сформулировав цель письма, вы можете определить, насколько официальным будет стиль сообщения, а также продумать соответствующий стилю словарь.

Очень важно знать, кто ваш непосредственный или потенциальный читатель, и какой у него уровень владения английским языком. Старайтесь очень внимательно подбирать слова. Если можно обойтись без терминологии или канцеляризмов, используйте нейтральную лексику. Получателю письма все детали текста должны быть понятны.

Прежде чем писать текст, нужно обязательно составить план письма (количество абзацев, содержание каждого абзаца). К плану можно приложить список слов, глаголов, идиоматических выражений, которые вы собираетесь использовать в тексте. Чем еще полезен план?  Он помогает сосредоточиться на ключевых идеях письма, логично излагать мысли, избегая повторов.

ЗАПОМНИТЕ! Абзацы не должны быть большими. В некоторых форматах письма (например, в электронных письмах) абзац может состоять из одного предложения.

Необходимо посмотреть все слова, которые вы собираетесь использовать в письме, заранее. Это могут быть термины, фразовые глаголы, устойчивые словосочетания. Имея такой список под рукой, вам не придется отвлекаться на поиск слов во время работы над письмом.

I am writing to inform you… – Я пишу, чтобы сообщить вам…

I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…

I am writing to enquire about … — Я пишу, чтобы узнать…

I have recently heard about… and would like to learn… — Недавно я услышал, что…, и я хотел бы узнать…

Having seen your advertisement in…, I would like … — Увидев ваше объявление в…, я хотел бы…

I am writing with reference to your enquiry. – Я пишу в ответ на ваш запрос.

Following our telephone conversation, I… — После нашего телефонного разговора, я…

Отвечая на полученное ранее письмо, поблагодарите вашего адресата:

Thank you for your letter. – Благодарю вас за письмо.

Thank you for your letter regarding… — Благодарю вас за письмо, касающееся…

Основная часть письма предусматривает детальный ответ на вопросы или предоставление релевантной информации адресату.

Большинство писем начинаются с обращения к адресату:

Dear Mr Reeds

Dear Ms Reeds

Dear Sir (Madam) — если вы не знаете имя адресата

Dear Sir or Madam – если у вас нет никакой информации об адресате.

Что писать в заключительной части письма?

Прежде всего это указание на последующие контакты –

Looking forward to hearing from you. —   Жду писем от тебя. (неофициальный стиль)

I look forward to meeting you on (date). – Жду встречи с вами (дата). (полуофициальный стиль)

An early reply would be appreciated. – Был бы признателен за своевременный ответ. (официальный стиль)

Если в приветствии вы написали «Dear Mr (Ms) Reeds», тогда в заключении следует написать – «Yours sincerely» или «Sincerely yours» в американском варианте английского языка).

Если вы хорошо знакомы с адресатом и в приветствии указываете его имя – «Dear Fred», то, завершая письмо вы можете написать «Best regards» или «Best wishes».

Если обращения было официальным и без указания имени адресата – «Dear Sir (Madam)», то в заключительной части письма традиционно пишут – «Yours faithfully (Faithfully yours)».

Электронные письма отличаются меньшей формальностью стиля. Поэтому начинать письмо можно с имени – «Helen», или же «Hi Helen». Если письмо адресовано группе людей, то приветствие можно опустить. В заключении письма можно написать «Best wishes», «Thanks», «Kind regards», а в британском варианте английского языка – «Cheers».

Даты нужно писать полностью: 8 September 2015 или September 8, 2015.

Избегайте сокращенного написания дат: 8/9/2015. Носители британского варианта прочтут ее как 8 September, а носители американского варианта – 9 August.

Внимательно прочитайте, что вы написали. Посмотрите, есть ли в вашем письме связующие элементы (сочинительные и подчинительные союзы) – «and», «but», «however», «therefore» и др.

По возможности старайтесь писать сжато, длинные предложения всегда трудно читать. В одном предложение должна быть заключена одна мысль или идея.

Лаконичность высказываний достигается соблюдением определенного порядка слов:

Подлежащие (Subject) – Сказуемое (Predicate) – Дополнение (Object) – Обстоятельства образа действия (Manner), места (Place) и времени (Time):

The Managing Director will visit the head office on Tuesday 9th June at 11am.

• WHO?
• DO?
• WHAT?
• WHEN?

Could you send us your written confirmation as quickly as possible?

• WHO?
• DO?
• WHAT?
• HOW?

Отредактируйте написанный текст: воспользуйтесь опцией проверки орфографии, установленной на компьютере, проверьте текст на наличие грамматических ошибок. 

Прочитайте текст вслух, обращая внимание, насколько легко или трудно читать предложения. Если предложения довольно длинные, следует разбить их на более короткие фрагменты, изменив пунктуацию в предложении.

Вот теперь ваше письмо готово к отправлению. Удачи!